PROTOCOLO

¡BUENAS NOCHES!
ESPERO QUE SE ENCUENTREN Y CON MUCHOS ÉXITOS EN TODOS LOS ASPECTOS DE SU VIDA.
EL MOTIVO POR EL CUAL ESCRIBO, ES PORQUE QUISIERA TIPS O RECOMENDACIONES PARA TRABAJAR EN EL PROTOCOLO, SOY LICENCIADA EN CIENCIA JURÍDICAS EN PROCESO DE AUTORIZACIÓN, SE ME HA DADO UNA OPORTUNIDAD PARA PODER INICIARME EN UNA OFICINA,PERO PARA ELLO NECESITO MANEJAR BIEN EL PROTOCOLO, Y LA VERDAD NUNCA HE TENIDO LA OPORTUNIDAD DE HACERLO SI HAY ALGÚN LIBRO O MANUAL PARA QUE YO ME PUEDA DESENVOLVER DE LA MEJOR MANERA EN MI TRABAJO SE LOS AGRADECERÍA MUCHÍSIMO, ESTARÉ PENDIENTE
DE ANTEMANO MUCHAS GRACIAS.
BENDICIONES

BUENAS NOCHES COLEGA

TE SUEGIERO QUE LEAS LA LEY DE NOTARIADO ESA ES LA GUIA MEJOR PARA APRENDER

PERO SI EL PROBLEMA ES USAR EL PROTOCOLAB PRACTICA EN HOJAS EN BLANCO Y LUEGO COMPARA CON LA HOJA DE PROTOCOLO ES CUESTION DE PRACTIVA
SUERTE COLEGA
HAY QUE TIRARSE AL AGUA PARA APRENDER A NADAR
NO HAY PEOR LUCHA QUE LA QUE NO SE COMIENZA.
SUERTE

Le sugiero que empiece a familiarizarse con toda clase de modelos de documentos, estudie el formulario del doctor Angel Gochez Marin, que puede encontrar en casi cualquier biblioteca judicial, ese ejercicio le ilustrara para que cuando los clientes le comenten sus problemas y consulten que clase de documento se tienen que otorgar, Usted sepa cuál es el conveniente, también le aconsejo que antes de atreverse a imprimir en el protocolo, confronte con algún colega de ser posible, las generales de los otorgantes, (Nombre completo, edad, profesión u oficio, domicilio, N° de DUI, NIT)si es una enajenación revisar la descripción tecnica, para evitar errores y tener que estar enmendado en el protocolo, puesto que las hojas si se borran demasiado se puede hasta romper el papel, procurar imprimir con un tipo de letra que no sea tan negro para que se facilite borrar con borrador de escobilla por supuesto, yo en lo personal utilizo courier new porque es más sencillo borrar si es necesario hacerlo, dejar un espacio suficiente para poder enmendar, entrelinar, sobrelinear, testar, porque a veces se deja tan poco espacio y no caben los enmendados y demás y recordemos que de conformidad a lo regulado en el numeral 9° del Artículo 32 de la ley de notariado, debemos salvar integramente todos los errores, etc, le aconsejo estar atenta con las hojas del protocolo, porque en algunas ocasiones la gente despúes de la lectura del documento no esta de acuerdo con el mismo y hay quienes hasta creen que por su incorfomidad pueden romper las hojas del protocolo, procure obtener en el mismo acto todas las firmas o impresiones digitales de los otorgantes, puesto que sucede que a veces alguno de los otorgantes no desea firmar y no es muy recomendable estar suspendiendo con firmas en el protocolo, lea detenidamente la ley de notariado, ley del ejercicio notarial de la jurisdicción voluntaria, ley transitoria del Registro del Estado Familiar, en fin toda clase de leyes relacionadas con la función notarial, obvio que los abogados estamos obligados a conocer todas las leyes, pero se vuelve indispensable en su condición por ser neofita en el uso del protocolo, conocer las leyes, reglamentos relacionadas con el ambito notarial, le deseo mucha suerte y espero que estos humildes consejos sean de utilidad.

Buenas Noches colega le dejo un aporte

DERECHO NOTARIAL.
EL PROTOCOLO.

Protos
Protocolo Collium o colato
Colo Collum
Kollon
El Protocolo se encuentra regulado del Art. 16 al 31 de L.N. Concepto de Protocolo: el análisis etimológico de la palabra Protocolo no sirve para elaborar un concepto universal de Protoclo.
En cuanto al prefijo protos, procede del griego Pritos que significa primero. La palabra colo tiene dificultades, porque en el significado no se han puesto de acuerdo los autores. Soriche manifiesta que proviene del latín collium o collatio, que significa comparación o cotejo, otros autores manifiestan que proviene del griego Kollon que significa pegar debido que en tiempos de Justiniano se pesaba una etiqueta o sello, a lo que hoy conocemos como escritura matriz. O sea, que el análisis etimológico, en su conjunto, debido a la falta de precisión, no nos sirve para elaborar un concepto genérico y además con la existencia de diversos sistemas notariales en el mundo es posible establecer dicho concepto, etc., y limitándose al sistema notarial latino o hay tampoco uniformidad en la que por protocolo debe entenderse en unos países. El Protocolo es un concepto abstracto, que no se confunde con los libros de Protocolo y en otros países se les designa Protocolo a los libros en sí.

En nuestro país expresamente se ha establecido qué debe entenderse por Protocolo. El Art. 16 inc 1 LN, nos da la pauta para determinar que nuestro país sigue el criterio abstracto de Protocolo, porque dice: “El Protocolo estará constituido por libres, o sea que no se confunde con la práctica, con el libro en sí.

En base al art. 16 inc. 1 podemos elaborar un concepto de Protocolo: “Es el conjunto de libros llevados en enumeración sucesiva, que están integrados por hojas de papel sellado o común, legalizados previamente, en el que constan las escrituras matrices por riguroso orden de fecha y en enumeración correlativa las actas y contratos otorgados ante la persona autorizada para ejercer la función notarial.



¿Quiénes llevan en nuestro país Protocolo?
Tienen Protocolo no solo los Notarios, sino que también los otros Agentes, como los Jueces de Primera Instancia, tratándose únicamente de testamentos, en defecto de Notarios, también los Cónsules de Carrera y Jefe de Misión Diplomática. El Protocolo de cada uno de estos tres grupos tienen características distintas, pero el concepto de protocolo se aplica a los tres.

FORMACION DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO.
¿En que forma se pueden llevar los Protocolos?
El Protocolo se puede llevar en dos formas:
1° En forma de hojas sueltas.
2° En forma de libro ya formado.

Antes de la vigencia de la Ley del Notariado en 1962, solo se podía llevar el Protocolo en forma de libro empastado y la finalidad era la garantía y la seguridad en el manejo de las hojas, además era la forma tradicional en que siempre se había llevado el Protocolo, con el avance del tiempo y la facilidad en cuanto a escribir a máquina en el Protocolo, ya que en el empastado sólo se podría escribir a mano, le sistema de hojas sueltas en nuestro país se adopto en 1962. De estos dos sistemas es usado el Protocolo de hojas sueltas.
En nuestra Ley hay una diferencia en el tratamiento. En el libro de hojas sueltas si se ha comenzado una escritura en la antepenúltima hoja del Protocolo por ejemplo, y se llega a la última línea del Protocolo, sin terminar la escritura, la Ley permite al Notario agregar las hojas necesarias hasta que el instrumento se concluye, en cambio en el libro ya formado, debe de suspenderse la escritura.

El papel sellado de cada una de todas las hojas del Protocolo, es del valor de ¢ 2.00 colones. Esas hojas las compra el Notario, pero deben de tener, además, del valor, enumeración correlativa.
En tercer lugar esas hojas de papel sellado deben de presentarse en un número no menos de veinticinco y un máximo de 500 hojas, por acuerdo de la Corte Suprema de Justicia.
En cuarto lugar tiene que presentarse además con foleaje, y éste debe ser con letras en la esquina superior derecha. Cuando es por primera vez, debe de llevarse el acuerdo de autorización y si es posible el Diario Oficial.

LA LEGALIZACION Y AUTORIZACIÓN DEL PROTOCOLO.

1° La Sección del Notariado, que es una dependencia de la Corte Suprema de Justicia, está a cargo de un funcionario que se llama Jefe de la Sección del Notariado, se requieren las mismas circunstancias o requisitos que para ser Juez de 1ª Instancia, dura en su período tres años. Generalmente es un cargo estable debido a que se necesita unidad de criterio en la interpretación de la Ley Notarial. El inmediato inferior es el Secretario de la Sección y dentro de sus atribuciones se encuentran las de fiscalizar, legalizar y recibir los Protocolos de los Notarios que residen en la Capital, esto lo determina el Art. 11 No. 1 L.O.J. esto indudablemente no tiene realidad actual, ya que no solo cumple esas obligaciones respecto de los notarios de la Capital, sino de todas las cuidades adyacentes donde no exista Juzgado de 1ª Instancia; o sea, que la Sección del Notariado tiene una especie de competencia territorial y de ahí que el primer funcionario competente para legalizar el Protocolo, sea el Jefe de la Sección del Notariado, si el Notario va a residir en San Salvador o sus alrededores.

El Segundo Grupo: son los Jueces de 1ª Instancia del Ramo Civil, en lo que se refiere al resto de la República, siendo competente el del domicilio en que va a residir el Notario.

En esto del domicilio del Notario en la práctica no existe regulación alguna que obligue al Notario a probar su domicilio, la Ley establece el principio abstracto, pero en la práctica no siempre tiene la debida aplicación, ya que no existe obligación de probar el domicilio, ni el Notario tiene dos o más domicilios, la Ley no resolvió el caso, pero puede sacarlo en cualquiera de ellos.
Por ejemplo: un Notario residente en Santa Tecla, puede sacar su Protocolo en la Sección del Notariado, la Ley no estableció que sanciones se pueden imponer a un Notario por ésta infracción, ni es el Protocolo autorizado carece de valor o no …

El Jefe de la Sección del Notariado, no esta autorizado para ejercer el Notariado en base al artículo 188.

PROCEDIMIENTO QUE SIGUE ESTA AUTORIDAD PARA LEGALIZAR
EL PROTOCOLO. Art. 1 inc. 2, 17 inc. 1° parte final y 19.

La Autoridad que lo recibe en primer lugar sella todas las hojas que se le presentan en la esquina superior derecha, menos la primera hoja y previa revisión de que se han cumplido todos los requisitos de formación del Protocolo.

En segundo lugar, pone una razón en la hoja y la firma el Jefe de la Sección del Notariado y el Secretario, y ponen el sello de la oficina. Si es en el interior firman el Juez y Secretario y ponen el sello del Juzgado.

La razón se redacta en la siguiente forma: “Libro Primero de Protocolo en que el Notario (Nombre completo, tal como aparecer en el Diario Oficial), incorporará las actas y contratos que se otorguen ante él, se compone de veinticinco hojas sueltas de papel sellado correspondiente, que llevan el sello de esta Oficina y se le entrega bajo la razón numero XXXX pagina XXXX del Libro del Registro de Protocolo que lleva ésta Oficina.

Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia: San Salvador, día, mes y año”

Firma del Jefe de Sección. Firma del Secretario, Sello. En la línea siguiente después de éstas firmas se comienza la escritura.
Tercer paso: Es que se anota la entrega en el Libro de Entrega de Protocolos.
Ahí se asienta una razón que dice: Número XXXX. En esta fecha se entrega al Notario el Libro Primero de su Protocolo para que incorpore las actas y contratos otorgados ante sus oficios. Se compone de veinticinco hojas sueltas (de veinticinco hojas en libro ya formados), numerales correlativamente del número XXXX al número XXXX.

En San Salvador, día, mes y año”. Esta razón la firma el Jefe de la Sección del Notariado, Secretario y el Notario que recibe el Protocolo.




PLAZO DE VIGENCIA DEL PROTOCOLO.

El Protocolo tienen un año de vigencia, pero no se cuenta de acuerdo al año calendario, sino que el año se cuenta a partir de la entrega del Protocolo al Notario, o sea, que para cada Notario, la fecha en que expira el Protocolo será distinta a la fecha de los demás.

Antes de 1962, todos los Protocolos, cualquiera que fuera la fecha en que se hubiera autorizado vencían el 31 de diciembre de cada año; de 1962, para acá surge ésta relación individual en cuanto a la vigencia del Protocolo.

Si el Protocolo se agota antes del año, el Notario puede sacar otro Protocolo previo cumplimiento de la exhibición legal que debe hacer del anterior, se le autoriza un nuevo Protocolo, el cual a su vez tendrá un año de vigencia.

El Protocolo tiene como vigencia un año, contando a partir de la entrega, en la práctica la fecha de la razón que se pone a la primera hoja del Protocolo es la misma que aparece en el Libro de Entregas, aún que materialmente se lo entregue, realmente después y la razón de ésta práctica es para facilitar.

Dos consecuencias: en primer lugar, que el Notario sepa exactamente con la lectura de la razón, hasta cuando tiene vigencia el Protocolo y no tener que ir a consultar la fecha de entrega en la Sección del Notariado y en segundo lugar, tiene importancia para la razón del “paso ante mi” que se debe poner en los testimonios. En esa razón se debe expresar la echa en que vence el Protocolo.
¿Cómo se cuenta éste año de vigencia? Hay dos tendencias prácticas en nuestro país: 1° Si se entrega el Protocolo el día 11 de junio de 1975, el Protocolo vence del 11 de junio de 1976.
2° Si se entrega el 20 de julio de 2008 vence el día 20 de julio de 2009.

Las consecuencias son realmente según sea cualquier criterio el correcto.
Si el primero es el erróneo, al caratular el día 20 de julio de 2009 este acto sería inválido por no tener vigencia el Protocolo hasta esa fecha. Si el segundo es erróneo, el Notario se abstendría de ejercer el Notariado erróneamente, pudiéndosele en ese día 20 de julio de 2009 negársele que autorice un testamento en paso de muerte, se negaría a autorizarlo por un criterio erróneo.

También tiene importancia en cuanto a esa razón de “paso ante mi”, se pondría en el primer criterio que la fecha de vencimiento, el 20 de julio de 2008, el segundo se pondría que es el 9 de julio de 2008.

En la práctica se siguen 2 criterios y la Corte Suprema de Justicia ha aceptado ambos no ha opinado al respecto, ni ha impuesto sanciones a los notario adoptando ella los dos, sin embargo la realidad es que un criterio es legal y otro es ilegal.

El plazo de vigencia del Protocolo esta determinado en el Art. 18 y se cuenta en el plazo de conformidad a la ley, inclusive el día de la entrega.

Si hacemos uso del Código Civil, en su primera parte, nos encontramos con el Art. 46 y de acuerdo a éste artículo el segundo criterio es el legal.

FORMA DE UTILIZAR EL PROTOCOLO.

El artículo que nos determina que es lo que se asienta en el Protocolo, es el Art. 16 inc. 2 L.N. Lo exceptuado por la Ley son las Actas Notariales. Da a entender la parte final, que hay varios casos de excepciones, pero la naturaleza es única, que son las Actas Notariales.

TERMINO DEL PROTOCOLO.

a) Por vencimiento del plazo
1. Razón o cierre.
2. Índice.
3. Legajo de anexos
4. Empaste.

b) Por agotarse las hojas antes del plazo.

QUE ES LO QUE EL NOTARIO HACE CUANDO EL PROTOCOLO SE LE TERMINA.
Cuando el Protocolo termina el año de vigencia el Notario tiene que devolverlo a la Sección del Notariado, o Juzgado respectivo, dentro de los 15 días siguientes al de su vencimiento y debe devolverlo reuniendo los 4 requisitos mencionados anteriormente. El plazo lo regula el Art. 23.
El Notario en esos 15 días tiene que hacer lo siguiente:
1°. Debe de poner la razón de cierre de su Protocolo del Art. 21 se deduce que la razón de cierre puede presentar para el Notario 4 casos distintos:

1- Se vence el libro sin agotarse las hojas de que se compone.
2- Se vence el libro completamente agotadas las hojas. E éste caso la razón debe de consignarse en una hoja apartes.

Bueno colega, la practica es lo mas importante, tiene que familiarizarse con diversos tipos de documentos, y estar atenta que clase de documento le hara a un cliente cuando le exponga el caso concreto, el formulario practico notarial de Luis Vasquez, le sera de mucha ayuda

suerte

El consejo que a mi me dieron fue que una vez terminado de digitar el documento, volver a leerlo para corregir errores de dedo y siempre confrontar con documentos a la vista, y arreglar los margenes desde word copiar y pegar con los iconos que aparecen tanto en word y en el protocolap y antes de montar en la hoja del protocolo siempre imprimir antes en una hoja en blanco y ver tras luz si el contenido del documento quedaba dentro de las lineas que trae la hoja del protocolo. Est me lo enseñaron estando ya en la practica y tambien me pusieron a leer la Ley del Notariado para familiarizarme mas.